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Estrategia de marketing en la organización de eventos en las redes sociales: antes, durante y después

 

¿Alguna vez ha organizado una fiesta y la ha promocionado en Facebook? Eso es marketing en la organización eventos en redes sociales, pero hay mucho más cosas que hacer para que hagan clic en “me gusta”o “suscribirse”.

Las redes sociales son una parte intrínseca de cómo la gente experimenta casi todos en los eventos ahora, y si eres un empresario o vendedor, esto significa mucha nuevas oportunidades para conseguir más en tu estrategia de organización de eventos. Todo lo que necesitas son unas herramientas adecuadas y un plan.

Lo importante acerca de las redes sociales es que el tamaño de tu evento no dicta el nivel de éxito que puedes lograr mediante la incorporación las redes sociales. Esté organizando un evento en redes sociales con un centenar de profesionales de la industria o un festival de música con miles de asistentes, las redes sociales pueden ayudarte a comunicarte con tu audiencia.

Para lograr sus objetivos, debe tener una estrategia de marketing de eventos planeada para antes, durante y después del evento. Así es como puede aprovechar los beneficios de los medios sociales en cada paso del camino.

Cómo incorporar los medios sociales en su estrategia de marketing de eventos ...



 

 

Antes de la organización de eventos.

1. Piense en un hashtag único, corto y memorable.

Este es un elemento vital en tu estrategia de marketing de eventos. Toda la información necesaria, las interacciones de los medios de comunicación social, la promoción y las campañas se rastrearán usando este hashtag, por lo que tendrás que invertir una cantidad de tiempo adecuada y del esfuerzo necesario para hacerlo de manera más que adecuada. Una vez que piensas que tienes una buena opción para el hashtag oficial del evento, asegúrese de que pasa las siguientes pruebas:

¿Es único? Los hashtags están diseñados para ayudar a aislar la información relevante, por lo que sería una pena que todo se perdiera en el ruido de internet si alguien más está usando o ha utilizado el mismo hashtag en el pasado.

¿Es corto?

 

Haz que el hashtag sea igual de compatible con el formato para todas las redes sociales que utiliza tu marca, así que ten en cuenta los límites de los caracteres en canales como Twitter. Por ejemplo, un Tweet exitoso que promocione su evento debe contener un enlace de llamada a la acción y una imagen, junto con el hashtag de marca. ¿Puedes encajar todo esto en un solo Tweet, dejar suficiente espacio para una "RT" para tu público, y debe sonar coherentemente. Si no, puede que tenga que replantearse el hashtag.

¿Es fácil deletrear y recordar?

 

Mira a ver si puedes crear un juego en palabras asociadas con tu evento o marca, o usa la repetición para ayudar a que el hashtag se pegue en la mente de la gente. Dicho esto, evita ser demasiado ingenioso con tus hashtags: lo que puede ser una broma hilarante en tu mente y tus conocidos pueden perderse en los usuarios de las redes sociales, y dar lugar a un menor alcance general de la hashtag. Evita algo que pueda estar mal escrito con facilidad, o mal interpretado, esto puede ser contraproducente.

Una vez que encuentres un hashtag que cumpla con todos los criterios, inclúyelos en todos los mensajes sociales relevantes para el evento, cualquier contenido especial promocionado en blogs o medios tradicionales, así como cualquier material promocional físico, como carteles o volantes, que anuncien el evento.


2. Haz un plan de promoción del evento en las redes sociales.

Elige los canales sociales que planeas utilizar para promocionar en la organización de eventos para empresas y asigna diferentes niveles de importancia a cada uno y así ver dónde se actualizará la información en primer lugar y qué tipo de información se publicará a través de cada canal. Por ejemplo, si tus canales principales son Twitter y Facebook, programa todos los mensajes sociales con información importante (la información de los ponentes, la descripción de las charlas o conferencias y los detalles del evento, como la ubicación y los horarios) que se publicarán primero en estas redes.

 

Los canales secundarios, como Instagram o Pinterest, pueden tener un ligero retraso en la mensajería social, pero compensa el retraso con medios más descriptivos, como un video, una foto o una lista de verificación. Crea un campo lo suficientemente grande para cada red social para planificar qué tipo de contenido planea promocionar allí y una lista de comprobación para seguir el progreso en cada uno de los canales sociales.

En Facebook, configura una página de evento independiente dedicada a toda la información relevante. Utiliza el campo de descripción para incluir todos los enlaces relevantes e introduce el hashtag oficial del evento. Publica los cambios de última hora en la Línea de tiempo del evento para actualizar todos los invitados.

En Twitter, escribe varias plantillas de Tweet, incluyendo la ubicación, el tiempo, una URL acortada de la página oficial del evento, así como el hashtag oficial del evento.

En Instagram, toma y haz una carpeta de fotos que previsualizen el lugar, los oradores invitados, los folletos y cualquier otra cosa que pueda ser visualmente atractiva y relativamente autoexplicativa. Que sus seguidores de Instagram no tengan que adivinar lo que significa cada foto, o qué relación tiene con el evento. Incluya el hashtag oficial del evento en el título.

En Pinterest, crea tableros dedicados a diversos aspectos de tu evento, como talleres, invitados o artistas, así como cualquier aspecto organizativo que desee reconocer: el lugar, el diseño del folleto, la mercancía o un interés común entre todos los asistentes. Como Pinterest es una red social altamente visual, añade tantos elementos visuales como puedas, incluyendo fotos, videos e infografías. Agrega palabras clave a las descripciones de Pin para una mayor detección de sus tableros para aumentar la visualización del evento.


3. En al organización de eventos, ten en cuenta resaltar a los invitados de honor.

Crear una llamada de atención mostrando tus mejores activos, tus invitados especiales. Una vez que todos sus oradores o artistas hayan sido confirmados, tómese el tiempo para rastrear y compartir sus cuentas de redes sociales, como la página oficial de Facebook o de Twitter, y utilízalos para que los asistentes al evento se entusiasmen por los talentos que atrae tu evento.

Muestra tus obras favoritas (por ejemplo, una entrada en un blog de un bloquero o un remix de un DJ) para destacar la razón por la que crees que son una gran aportación para tu evento y que vale la pena verlos. Incluye el hashtag oficial del evento, así como una llamada a la acción (para registrarse para el evento o para comprar tickets), en el mensaje de invitación. El propósito principal del mensaje es explícitamente promocionar la asistencia el evento.

4. Promover los contenido el evento de empresa en redes sociales offline.

Una vez que haya incorporado los medios de comunicación social de forma clara a tu estrategia de marketing de eventos, es posible que tu marca ya no necesite ningún elemento impreso.

 

Sin embargo, para aquellas empresas que tratan de llegar a una audiencia que no son conscientes de todos los canales sociales de tu marca, hay maneras de dirigirlos a través de materiales promocionales más tradicionales. Incluya el hashtag oficial del evento y sus principales canales de redes sociales en cualquier pósters, invitaciones o folletos que distribuyas para promover el evento. Si está usando tickets de papel, imprima el hashtag oficial en un lugar prominente en el ticket.

5. Programa Tweets durante la organización de eventos para el día del evento.

Prepara recordatorios Tweets que contengan toda la información esencial que alguien podría buscar si están interesados ​​en asistir al evento: la hora y la ubicación del evento, una dirección URL del sitio web con más información, y cualquier otra cosa que pueda ser relevante y permanecer sin cambios en el día del evento.

 

Programa los tweets para que salgan a intervalos razonables inmediatamente antes del evento, y un par de mensajes para la duración del evento, para compensar cualquiera de las mentes de último minuto.

6. Utilizar anuncios en Facebook

Si está organizando un evento en una nueva ubicación y desea estar seguro de que está llegando a su público objetivo, considera invertir en unos pocos anuncios de Facebook.

 

Puedes aumentar una publicación existente desde la página de tu marca con los detalles del evento y seleccionar la opción para que aparezca en una determinada ubicación geográfica.

7. Campañas en redes sociales para regalar entradas.

Si has preparado una estrategia aparentemente impecable de mensajería de redes sociales para anunciar el próximo evento pero ves que las ventas de entradas aún no están satisfaciendo sus expectativas. Sabes que el evento atraería a tu público objetivo, pero simplemente no parecen estar respondiendo a los sencillos anuncios de Tweets, puede ser el momento de incrementar tu táctica de venta de entradas organizando un sorteo de entradas para el evento.


 

 

Durante el evento

1. Supervisa e involucra a los participantes de redes sociales
.

Dado que ha hecho de los medios de comunicación social una parte inseparable de su estrategia de marketing de eventos, estáte preparado para mantener el nivel alto de compromiso durante todo el evento para que coincida con las expectativas de sus asistentes.

 

Una plataforma de relaciones sociales con capacidades para administrar varios canales sociales simultáneamente, como Hootsuite, puede ser útil para garantizar que no se pierda ningún mensaje de redes socales. Puede realizar un seguimiento de las interacciones con su marca a través de flujos de búsqueda que rastrean el hashtag oficial de la marca, el identificador de Twitter de su marca, así como los flujos de búsqueda con palabras clave relevantes o errores ortográficos comunes del hashtag que encontró durante la etapa de promoción del evento.

Ahora que conoce el cómo, vamos a ver qué tipo de mensajería social debe centrarse mientras supervisa las interacciones de los asistentes.

Dirige cualquier pregunta sobre el evento. Puedes encontrar estos más fácil mediante la creación de una búsqueda en Hootsuite que rastrea cualquier interacción que contiene un signo de interrogación, o "?", Con la palabra clave que elijas.

Comparte mensajes sociales interesantes. Selecciona las fotos y videos más descriptivos de los asistentes y vuelva a publicarlos en sus propios canales.

Dirige cualquier queja sobre el evento. Si es algo que necesita ser resuelto en persona, ten un equipo de atención en el lugar de espera. Agradece a la persona que trajo tu atención, e infórmales que la ayuda está en el camino. Si el mensaje contiene más de una sugerencia de lo que se puede hacer mejor la próxima vez, y no deja lugar a mejoras en el evento actual, contesta el mensaje y da gracias por contactar contigo. Asegúrate de tomar nota de todas las sugerencias o quejas hechas durante el evento en un documento separado, esto le ayudará en su evaluación posterior al evento.

2. Organizar campañas promocionales en el propio evento.

Con el fin de animar a los asistentes a compartir sus experiencias de su evento en las redes sociales, establece una campaña de promoción en el sitio que los recompense por etiquetar su mensajería social con el hashtag oficial del evento.

 

También puedes jugar con la experiencia de compartir la organización de una búsqueda de tesoros o un "photobooth" delante de un póster de evento, donde los asistentes tienen que tomar una foto y etiquetarla en consecuencia para ser elegible para un premio. Las campañas en el sitio son una excelente manera de mantener a sus asistentes comprometidos y entretenidos, así como ayudar a su marca a aumentar la visibilidad de su evento en las redes sociales.

3. Mostrar mensajes de redes sociales en el evento.

Otra manera de animar a los asistentes a participar en la conversación social es haciendo pública esta conversación.

 

Puedes llegar a pensar que no podría ser más público, con todos esos mensajes claramente visibles en las redes sociales, pero tienes que darte cuenta de que no es inmediatamente obvio para todos los asistentes que no es realmente una conversación social la que tiene lugar. Una forma de dirigir esto es configurar la información en una pantalla o un monitor que muestre todas las mensajería social que incluye el hashtag oficial del evento.

 

Puedes utilizar una herramienta gratuita como Hootfeed que muestra todas las interacciones en tiempo real. Esto puede servir tanto a los asistentes, que pueden ver lo que todos los demás están diciendo sobre el evento, y los organizadores del evento, que puede utilizar el Hootfeed como una herramienta de información social adicional en el evento.


 

 

Después del evento

1. Cuenta una historia en las redes sociales

Otra razón para animar a las personas que asisten a tu evento a hablar de él en las redes sociales es la creación de una narración post-evento.

 

Puedes decir a tu público de redes sociales que la organización del evento fue un éxito en tu blog o en un Tweet, pero ¿No sería mejor mostrarlo en las propias palabras, imágenes y videos de los asistentes? Prepara una historia con los tweets y las fotos de Instagram de sus asistentes organizándolas en una narrativa “Storify”. Puedes organizar la historia en orden cronológico o resaltando los momentos favoritos del evento.

2. Pide a los asistentes que califiquen la organización de eventos que has realizado.

Si planea organizar eventos similares en el futuro, es importante obtener retroalimentación sobre qué funcionó bien y qué áreas podrían mejorarse.

 

Tu equipo de supervisión de organización de evento probablemente ya ha registrado algunos comentarios que han surgido durante el evento, pero es importante llegar a aquellos que no expresaron su opinión durante el evento, o sólo pensó en algo que comentar después del evento.

Anima a los asistentes al evento a expresar su opinión realizando una rápida encuesta post-evento. Puedes aumentar la participación organizando un sorteo entre aquellos que completen la encuesta, premiándolos con la asistencia gratuita al próximo evento que organices.

3. Analiza tu propio rendimiento en las redes sociales.

Por último, dado que las redes sociales desempeñaron un papel tan importante en la estrategia de marketing del evento, es importante tomar nota de cómo se realizó.

Echa un vistazo al plan de promoción de redes sociales que configuraste antes del evento y evalúa cómo cada red social cumplió con su propósito. ¿Aumentó Twitter la visibilidad de su evento? ¿Los anuncios de Facebook te ayudaron a llegar a la audiencia que pretendías atraer?

Cada una de estas redes sociales tiene su propia herramienta de análisis para ayudarle a obtener las métricas que necesita para medir la contribución de las redes sociales a tu marketing de eventos.

No dudes en llamarnos o contactarnos en nuestro formulario c¡de tacto y te ayudaremos a organizar tu evento.

 

:)

 

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