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40 consejos para la organización de eventos para las pequeñas empresas

 

Los grandes acontecimientos no suceden a menudo. La organización y celebración de un evento una requiere planificación. Se trate de una conferencia, seminario o un día de agradecimiento al cliente, y si tienes tres semanas para planificar o un año entero, el éxito de su evento  siempre estará en los detalles. Hemos recopilado 40 consejos para la planificación de eventos para pequeñas empresas.

 

 

Organización de eventos para pequeñas empresas: qué planificar primero

 

1. Decide acerca de tu público objetivo antes de cualquier otra cosa.

 

El primer paso antes de hacer cualquier otra cosa  debe ser definir claramente quién es tu público objetivo. A partir de esto, todas las demás decisiones seguirán su curso decidiendo el formato, el contenido, los precios, la ubicación, etc. Este enfoque estructurado también te ayudará a mantenerte enfocado en lograr objetivos específicos y no permitir que todo resulte demasiado amplio o diluido.


2. Haz una lista de detalles

 

De todo lo que incluye la iluminación y el transporte, el contenido y el catering. Cuando decides tener un evento, todo importa. Desde el contenido del programa y la iluminación hasta el transporte y el estacionamiento, todo cuenta. Y tu público te lo achacará todo a tí y tu empresa. Hacer una lista te garantizará que no pasas por alto algo.

 

 

3. Tener un propósito de marketing claro para la celebración de eventos.

 

Antes de que pueda comenzar a planear tu evento, ten claro por qué lo está haciendo en primer lugar, porque cada decisión posterior debe apoyarse en tu objetivo principal. ¿Es la generación de relaciones? ¿Es para crear conciencia de tu empresa o un producto en particular? ¿Es para desarrollar la lealtad del cliente? ¿O simplemente ganar dinero (lo cual también está bien)? Asegúrese de que todo tu equipo sea consciente de la finalidad del evento de empresa.

 

4. Ten en cuenta otros eventos durante la programación del tuyo.

 

Revisa el calendario. Asegúrate de no programar tu evento en o muy cerca de las vacaciones o los tiempos de vacaciones populares. Es igual de importante comprobar si hay otros eventos a los que van a asistir sus posibles asistentes.

 

5. Debes ser flexible con cambios en el tamaño, la ubicación y otros detalles en la organización de tu evento.

 

Al entrar en el proceso de planificación de la organización de eventos, es posible que el evento cambie de tamaño, ubicación y muchas otras cosas de lo que originalmente se imaginó. Esto es natural y perfectamente aceptable, siempre y cuando no pierdas de vista la razón por la que estás haciendo todo este trabajo. Es necesaria cierta flexibilidad.

 

6. Conoce tus limitaciones.

 

Todos sabemos que el objetivo es organizar un gran evento en vivo. Con ese fin, también tenemos que ser conscientes de lo que podemos o no podemos hacer, ya sea por presupuesto ... o en el tiempo. Si decides crear y gestionar un evento en vivo en una semana, tendrá que ser un evento más íntimo. Si tienes que organizar y planificar un gran evento, debes prepararlo con varios meses de antelación. Si el presupuesto es pequeño, es posible que tenga que contrarrestar con creatividad la falta de presupuesto.

 

7. Crea metas inteligente.

 

Siempre comiences con la organización de eventos, al igual que en cualquier proyecto o negocio, los grandes eventos comienzan con una estrategia fuerte, bien pensada y medida.

 

Los eventos en vivo son una forma increíble de compartir tu marca, conectarse con su mercado objetivo, obtener comentarios sobre tus productos y mucho más. Pero necesitas saber lo que estás tratando de lograr. decide tus objetivos y esboza lo que está apuntando. A continuación, asegúrate de que sigues en línea con el logro de estos objetivos.

 

 

 

Presupuesto: Cómo financiar tu evento


8. Desarrolla un "plan de financiación" de tu evento y echa cuentas.

 

Conoce cómo va a pagar el evento. La mayoría de los eventos son financiados por patrocinios, venta de entradas, presupuestos de marketing interno o una combinación de los tres.

 

Cuando crees tu presupuesto para el evento, deberás calcular cuánto dinero puede aumentar de manera realista de cada área. Antes de reservar su lugar o firmar cualquier contrato, es una buena idea comenzar firmando patrocinadores primero, o vendiendo entradas anticipados para asegurarte de que hay suficiente interés de tu idea para financiarlo.

 

9. Crea un presupuesto de gastos y ahorra dinero a través de donaciones en especie.

 

Los eventos tienden a costar más de lo que el dueño de una pequeña empresa promedio se imagina, principalmente en lo que respecta al espacio donde se va a realizar el evento, los alimentos y bebidas.

 

Recuerda también el coste de todos los permisos y licencias que necesitas. (Aquí es donde un planificador de eventos puede ayudarte a evitar dolores de cabeza.) Haz una lista completa de todos los gastos y luego destaca las áreas donde piensas que los patrocinadores pueden jugar su papel para ofrecer algo "en especie". Cuanto más se trabaja con otras marcas y Socios para organizar sus eventos, más podrá ahorrar.

 

10. Considere el crowdfunding como una nueva opción para recaudar dinero para tu evento.

 

Si esta es la primera vez que organizas un evento, use plataformas de crowdfunding para aliviar el riesgo. Al publicar sus eventos en estas plataformas los asistentes tendrán que prometer asistencia con la compra de entrada para que el evento tenga lugar. Si no se cumple el número mínimo de asistentes, el evento no tiene lugar.

 

 

 

Marketing en la organización de eventos: Cómo hacer que la gente asista.


11. Necesitarás un plan de marketing detallado.

 

Crea un plan de marketing para el evento. Cuanto más organizado esté, más profesional será su evento.

 

12. Define las razones para que las personas se presenten a tu evento.

 

¿Qué es lo más atractivo para los asistentes? Necesitas definir qué tiene que suceder en el evento que llevará a los asistentes a asistir. Para un producto de consumo puede ser una fiesta con entretenimiento y demostraciones de productos y regalos. Para una multitud de negocios puede ser contenido educativo o un emocionante, conducido por un presentador experto. Sea lo que sea, no pierda de vista la razón por la que deseas que esta audiencia desee entrar en tu evento.

 

13. Expón por escrito por qué tu mercado objetivo debe asistir.

 

Al promover un evento asegúrate de decirle a tu mercado objetivo lo que van a descubrir, dónde reunirán y por qué deben estar allí. No asumas que los amigos  de los interesados se lo dirán a sus amigos. En la organización de eventos, si estás usando oradores o presentadores, dales un copia de la publicidad de modo que puedan promover el evento a su audiencia.

 

14. Aprende a comunicarte con los medios de comunicación.

 

Los periodistas están muy ocupados y siempre con el tiempo justo. No tienen tiempo para escuchar un discurso de ventas. Hágales saber que la información es real y que eres un experto en el campo de evento. Incluye toda la información en un dossier cuando lleguen el momento.

 

15. Use hashtags de Twitter.

 

Twitter es fenomenal para la promoción de eventos y para crear un sentido de comunidad en línea alrededor de un evento. Establece un hashtag único desde el principio. Busque primero en Twitter para asegurarse de que no esté ya en uso. Pon el hashtag en el sitio web del evento, y utiliza el botón Tweet para compartir en el sitio. Al twittear la gente, promueve el evento automáticamente.

 

16. Comprar publicidad en redes de redes sociales.

 

La compra de publicidad en las redes sociales es a menudo pasada por alto por pequeños eventos. Las plataformas de publicidad social (Facebook, LinkedIn y Twitter) ofrecen opciones de orientación en profundidad que pueden ayudar significativamente a llegar a nuestro público objetivo en nuestra ubicación geográfica. La buena noticia es que no se requieren grandes presupuestos y la venta de entradas se puede medir fácilmente.

 

17. Utilice YouTube para promocionar su evento.

 

YouTube es el segundo motor de búsqueda en todo el mundo después de Google. A la hora de realizar la organización de eventos subir videos de nuestros eventos anteriores o entrevistas con nuestros oradores o intérpretes es una excelente manera de convencer a los posibles asistentes para que hagan clic en comprar.

 

El video proporciona señales visuales significativas, lo que impacta fuertemente en nuestro proceso de toma de decisiones. Con los eventos siempre sentimos el riesgo de no saber qué pasará, el video alivia esa tensión.

 

18. Crea un impresionante video promocional de bajo presupuesto de tu evento.

 

Un poco de creatividad con un cartel, un clip de música sin derechos de autor y una buena cámara de video para smartphone crearán un video divertido para ayudar a publicar lo que vendrá.

 

19. Involucra a los bloggers locales en la difusión de tu evento.

 

Cuando te prepares para la organización de eventos tienes que ser inteligente con los bloggers. La participación de los bloggers locales para participar en el evento suele ser una gran estrategia para ganar audiencia antes, durante y después del evento. Los bloggers generalmente cuentan con un amplio alcance y generalmente no siguen las reglas de los medios tradicionales.

 

20. Aprovecha las plataformas de registro de eventos como Meetup.

 

Utilizar las plataformas existentes. Si este es su primer intento de correr un evento y le faltan las habilidades para promocionarlo, eche un vistazo a Meetup.com. Aparte de ofrecer una suite para administrar eventos en línea, Meetup es un gran referente para la audiencia relevante en su área. También cuenta con registro y RSVP capacidades de gestión que son particularmente útiles si usted es inexperto.

 

21. Utiliza el registro en línea.

 

La forma más fácil de asustar a la gente es tener registro analógico (faxes, cheque bancario o sólo en la puerta). Ofrezce registros en línea para asegurarte el mayor número de asistentes lo antes posible, lo que ayudará a pronosticar números y aclarar el presupuesto pronto.

 

22. Ofrece a los socios locales incentivos para promocionarlo.

 

Los comunicados de prensa enviados a los medios de comunicación pertinentes ayudarán a generar rumores de noticias y estos mismos medios de comunicación (en línea y fuera de línea) participarán como socios con sus noticias. Si no quieren involucrarse en ese nivel, proponles la idea de realizar un concurso para sus lectores para ganar entradas.

 

23. Implica a tus ponentes o presentadores a difundir el evento.

 

Si tiene algún experto o orador asistiendo, aliéntelo a dar a conocer su asistencia a sus seguidores de medios.

 

24. Dar incentivos para los madrugadores.

 

Tickets con una tarifa más barata para los primeros son una gran manera de conseguir ventas iniciales dando a la gente un incentivo para realizar cuanto antes en vez de esperar y así de comprarla más tarde olvidarse.

 

 

Equipo: ¿Quién va a ayudar en la organización de eventos?

 

 

25. Delegar responsabilidades en la organización de eventos.

 

No importa el tamaño de su negocio, siempre trata de delegar responsabilidades durtante la organización de eventos. Tener una persona en el equipo a cargo de cada detalle normalmente no funciona bien. Siempre que sea posible, deje que la gente tome el control de las áreas que más disfrutan. Por ejemplo, que el gourmet de tus colaboradores se encargue de los detalles de restauración. Cuanto más  disfruta una persona de sus responsabilidades, más probable es que las lleve a cabo con éxito.

 

26. Seguimiento y seguimiento de nuevo durante la planificación y la organización de eventos.

 

Chequea cuanto antes y a menudo. Aunque nadie quiere estar obsesionado con los pequeños detalles sin importancia, cerciórese de que tus empleados y tus vendedores estén al tanto de sus deberes en la organización de eventos. Si la gente sabe que pueden llegar modificación y actualizaciones del plan de organización del evento de vez en cuando, es menos probable que se sientan sorprendidos cuando le envíes un e-mial con cambios o nuevas órdenes.

 

27. Los patrocinadores son regalías - asegúrese de que les guste.

 

Si tienes patrocinadores, trátalos como reyes. Ellos financian tu evento y te permiten hacerlo (si ese es tu modelo de negocio). Se muy claro con los patrocinadores antes del evento de los beneficios que van a obtener al patrocinar tu evento.

 

28. Cuando prepares una organización de eventos siempre subestima la participación, para los patrocinadores.

 

Si cree que puede obtener 100 asistentes, basa tu argumento de patrocinio en una estimación inferior, especialmente si se trata de tu primer evento. Es mejor dar a los patrocinadores una sorpresa agradable que decepcionante.

 

29. Pregunta a la gente lo que piensan, y estate listo para una retroalimentación buena o mala.

 

Pide críticas. Si has hecho un trabajo medio decente, obtendrás muchos elogios. Diga gracias, pero luego pide la crítica y prepárate para ello.

 

30. Busca un equipo de medios de comunicación social cualificado para cubrir su evento.

 

No te olvides de conseguir un equipo de medios sociales para tu evento. Si bien no es imprescindible para cada evento o industria, cada vez más eventos se centran en aprovechar el poder viral de su audiencia. Si el público interesando en tu evento está twitteando, Facebooking y suben fotos en Instagram  tu tienes que hacer lo mismo y necesitarás un equipo capacitado para llevarlo a cabo.

 

31. Busca vendedores que sirvan para tu nicho de mercado y que estén dispuestos a involucrarse.

 

Los mejores vendedores con los que puede trabajar son aquellos que están familiarizados con la cultura de la pequeña empresa. Busca vendedores que trabajen con pequeñas empresas con frecuencia o que se involucraría en un nivel mayor en su papel.

 

 

 

Día del Evento: lógralo

 

32. Establece las expectativas cuidadosamente y luego hazlo.

 

Asegúrate de que la audiencia tenga una GRAN (no buena) experiencia; Y que les das lo que estaban esperando al asistir al evento.

 

33. La actitud es contagiosa. Tenlo en cuenta en la planificación del evento.

 

Tus invitados en gran parte perderán su dinámica y actitud cotidiana durante el evento. Actúe con el ejemplo y diviértase.

 

34. Que la reacción de la multitud en el evento sea su barómetro.

 

Observe a la audiencia durante el evento. Pregunte a la gente cómo lo están pasando. Si las cosas van bien, y si no lo son, lo sabrás.

 

35. Siempre pregúntese: ¿Cómo es esto relevante para los asistentes?

 

Asegúrate de que estás ofreciendo contenidos que son relevantes para más del 80% de la audiencia. El público debe irse con unas tácticas tangibles cómo mejorar su negocio y su carrera ... y deben sentir la energía del presentador u orador. Que se hable acerca tu negocio y lo que hace tu empresa (sin ofrecer al público lo que necesitan) es una pérdida de tiempo y dinero para todos.

 

36. Como maestro de ceremonias o presentador.

 

Tu conoces tu negocio, pero no asumas que sabes cómo hacer una presentación. Practica para hacer tu presentación, contestar preguntas y manejar preguntas difíciles y de confrontación de la audiencia. Cuanto más preparado estés, mejor.

 

37. Vístete adecuadamente.

 

En el evento viste de modo adecuado ... pero tienes que estar cómodo, pero a la moda. Incluso si eres un economista o un abogado, elije tu traje o corbata más personal. La gente recordará lo cómodo que estás en su propia piel.

 

 

Plan de contingencia: qué hacer cuando las cosas van mal

 

38. Imagina el evento, paso a paso.

 

Haz una lista de dos columnas: lo que podría salir mal en una columna y su plan de contingencia en la segunda. Prepárate para lo inesperado. Tal vez el sistema de sonido falla. Tal vez tu falla. ¿Puedes hacer frente y seguir adelante?

 

39. Prepárate para echar una mano para suplir cualquier vacío.

 

Aunque planear con anticipación es una gran fórmula para el éxito, nunca es suficiente. Siempre surge algo inesperado. Por lo tanto, es importante hacer un poco más de esfuerzo para prevenir. Esto se aplica a los arreglos de catering, los requisitos de impresión, el alojamiento de los huéspedes, tener en cuenta el tiempo, los entretenimientos y mucho más.

 

Busca un profesional

 

40. Contactar con Nosune para la organización de tu próximo evento.

 

Esperamos que todos estos pequeños consejos os sirvan para prepara vuestros eventos.

 

De todas formas, no dudes en llamarnos al teléfono 615 246 138

para contarnos tu proyecto o puedes dejarnos un mensaje en el

formulario de contacto.

 

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