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9+2 consejos para la organización de eventos corporativos para que todos lo recuerden.

 

 

 

Hola a todos.

Desde
Decoración de stands y con NOSUNE este es nuestro primer post en el blog de nuestra nueva apuesta por ofrecer a las empresas la organización de eventos.

Si tienes que organizar eventos frecuentemente o es tu primer vez, siempre estarás bajo la presión de crear el evento corporativo perfecto. Uno que genere comentarios entusiastas de los participantes y que seguirán hablando de él por un tiempo. Con la ayuda de muestra empresa y centrándose en algunos aspectos clave, aumentaremos el nivel de profesionalidad de tu evento y sus posibilidades de éxito incluso sin recursos elevados.


Es importante conocer cuáles son los elementos son más importantes para concentrarse en ellos y cuáles son menos cruciales en la planificación general de la organización de eventos. Si tuvieras todo el tiempo en el mundo, un gran equipo de subordinados y un presupuesto masivo a tu disposición, no tendrías que preocuparse de priorizar ninguno de los elemento en absoluto, pero siempre hay un plazo y siempre un presupuesto al que ajustarse. Por lo que es importante saber cuáles son los elementos en los que centrarse para conseguir un evento que ganará a los asistentes.

Estos son algunos de nuestros consejos para la organización de eventos:



Antes del evento:


1. Construya una agenda interesante con oradores atractivos.

Tanto si tu presupuesto es grande o pequeño, todavía tiene la posibilidad de organizar un evento memorable. Si tu presupuesto es grande, entonces podrás dejar volar tu imaginación y tus invitados probablemente apreciarán el espectáculo, pero aún si tu presupuesto es pequeño, si la parte principal del evento es interesante y agradable, los asistentes se alegrarán de haber venido y se quedarán impresionados con su evento.

Teniendo en cuenta los objetivos de su empresa (difusión de la marca, mejorar las ventas, generación de nuevos contactos, etc), tienes siempre que pensar en tu audiencia: porqué vienen a este evento y lo que será de utilidad para ellos. Del mismo modo que en el marketing de contenido en la organización de eventos, si sus ponentes ofrecen una presentación brillante y perspicaz, se reflejará en tu marca, incluso aunque no implique una "venta directa" de tu empresa. A la gente no le gusta escuchar los mensajes obvios de marketing y ventas, aprecian el contenido que agreguen valor, ya sea una presentación de mejores prácticas o simplemente puramente inspirador.

Debe seleccionar los mejores oradores que puedas permitirte y proporcionarles pautas precisas con respecto a tus metas en el evento, las expectativas y duración. Indicarles específicamente que eviten la autopromoción y se centren en los intereses del público.



2. Las redes sociales durante el evento son muy importantes.

Piensa en el tiempo de networking cuando planifiques el evento. Si quieres que la gente se concentre y se siente durante el evento, debes de dejar tiempo para el uso de redes sociales y pausas para tomar café. Por lo tanto es una buena idea disponer de un ares de WiFi para los asistentes. No sólo estarán más relajados durante las presentaciones, sino que compartir la experiencia en redes sociales es una de las razones por las que la gente va a los eventos, así que déjelos disfrutar.


3. No te olvides en la organización de eventos de personalizar las invitaciones y ofrecer formularios de registro cortos y fáciles de usar.

Parece de "sentido común", pero muchas empresas todavía se olvidan de ello a pesar del impacto masivo que puede tener en la impresión de los destinatarios de su evento.

Personalizar sus invitaciones es una obviedad. Cuando recibes una invitación personal sabes que alguien pretende invitarte y es mucho más atractivo que recibir una invitación genérica que fue enviada a todos.

Además, es importante resaltar el botón RSVP “aceptar invitación” para que quede les claro a los invitados cómo registrarse. Si desea que las personas se registren por correo electrónico, cree un link a la dirección de correo electrónico con el asunto relevante definida en ella.

Pero para más eficiencia Hay varias herramientas gratuitas o de bajo costo en línea que puede utilizar como EventBrite o Eventboost que son muy populares. estas y otras plataformas de gestión de eventos intuitiva y fácil de usar ofrecen no sólo la recogida de RSVP, servicios de venta de entradas y gestión de listas de invitados.

Si utiliza herramientas de registro en línea gratuitas como EventBrite o Splash (mencionado anteriormente) o cualquier otro servicio similar, asegúrese de que el formulario de registro sea lo más corto posible para que el proceso de registro sea rápido y sin complicaciones. Recopilar sólo la información más relevante. Si está preparando etiquetas de nombre para los participantes, asegúrese de recoger los nombres de asistente y empresa, los cuales son cruciales cuando se establecen redes.



4. El diseño de la invitación es crucial.

Una invitación brillantemente diseñada con una tipografía limpia y bien trabajada, colores atrayentes para asistir al acontecimiento en el momento en que lo recibo.

también es importante incluir los detalles importantes en la invitación: El nombre del evento y el tema, lugar, fecha, hora y su información de contacto para consultas. Nos se preocupe que si no tiene diseñador gráfico, en Dayup le proporcionamos el servicio de diseño gráfico para lo que necesitéis.


5. Asegúrate de que tu evento está “Social-listo” (antes, y durante el evento)

La mayoría de las plataformas de eventos en línea ofrecen funciones sociales y opciones de registrarse en el sitio. Si desea crear “ruido” alrededor de tu evento, usar las redes sociales es una gran manera de hacerlo. No te olvides de crear un #hashtag para aprovechar las menciones sociales e incluir el hashtag en la invitación.

 

 
Durante la celebración de evento:

Cuando se trata de organización de eventos, para que todo sea impecable se requiere poner atención a los detalles más pequeños y estar preparado para las sorpresas y problemas inesperados.



6. Cuando prepares la organización de eventos crea una presentación en PowerPoint para presentar la agenda, los objetivos y los oradores

Recoge todas las presentaciones y videos con antelación y cópialo a un portátil principal (preferiblemente el tuyo). Utilizando diseño que ha elegido para el evento, crea una presentación que incluya un mensaje de bienvenida, la agenda del evento, las metas y cada uno de los ponentes (una diapositiva por orador), con un link a su presentación. De esta manera puede evitar perder tiempo en cargar los archivos de presentación y tener que conectarse a distintos ordenadores portátiles, y de esta forma podrás lograr un flujo continuo al programa.

Importante: no te olvides copiar el mismo archivo con todas las presentaciones de los oradores en un portátil de apoyo, por si el portátil original deja de funcionar en medio del evento.



7. Prepara unos letreros de “Faltan 5 minutos" y "Falta 1 minuto"

La sincronización lo es todo, y es uno de los signos de profesionalidad en la organización de eventos y el éxito del evento puede depender de ajustarse a la agenda planificada. Esperemos que todos los ponentes sigan las directrices, pero sólo en caso de que se olviden pierdan la noción del tiempo, puede sutilmente mostrarles el cartel de "Faltan 5 minutos" y "Falta 1 minuto" mientras están hablando para recordarles que deben concluir, y así te aseguras que su evento sigue desarrollándose de acuerdo con la programación prevista.


8. Durante las conferencias y presentaciones preven dejar tiempo para preguntas y respuestas.
 
En la mayoría de las ocasiones las sesiones de preguntas y respuestas son aún más interesante que la propia ponencia o presentación en sí, así que es una buena idea dar tiempo a la gente para que puedan hacer preguntas. Si deseas animar a los asistentes a participar, puede preparar una o dos preguntas con antelación y pedir a alguno de tus "amigos" en la audiencia que sea el primero en preguntar. Pero, una vez más, es importante atenerse a un límite de tiempo para esta parte a fin de evitar desviarse del programa.



9. La identidad gráfica visual (imagen corporativa) en la organización de eventos corporativos .

Ya sea una mesa redonda para 20 personas en sus oficinas o una reunión de 200 clientes en un lugar externo, asegúrate de que la marca de tu empresa o tu producto esté lo más presente posible. Además de mostrar el logotipo de la empresa en la pantalla de presentación, también se debe puede imprimir el programa del evento o eventos para los participantes, proporcionar información de tu empresa, folletos de productos, etc., cuadernos o blocs para que los asistentes a tomar notas todo tipo de objeto necesario para la presentación con el logotipo de la empresa y producto, si tu presupuesto lo permite.

Un elemento que es ideal para la marca son los "lanyard" (o “cinta para acreditaciones"), ya que aparece en las fotos del evento y ayudará a las personas a recordar y asociarán de su marca con el evento mucho después de que haya terminado.


 

 
Después del evento

La organización de eventos no termina con la finalización del evento.


10. Dar las gracias por e-mail.

Es importante enviar un correo electrónico personal de agradecimiento a los oradores del evento, pero es aún más importante para los asistentes. Los correos electrónicos que te han facilitado se puede utilizar para compartir fotos de eventos, presentaciones, cobertura de los medios de comunicación y otros mensajes importantes. También es una buena oportunidad para pedir comentarios, opiniones y consejos.

11. Planifique con el seguimiento de tu eventos o campañas, los del futuro.

Aprovecha el éxito de un evento y la retroalimentación que recibas de los asistentes te ayudarán a planificar futuros eventos y actividades.

Como ya hemos comentado al principio, todos estos consejos de organización de eventos son a tener encuesta por cualquiera que piense en organizar una presentación,  una conferencia, un congreso u otro evento.


Pero este es nuestro trabajo. No tendrás que preocupare de nada de todo ello ya que lo tenderemos todo en cuenta.

¿Tienes algunos consultas acerca de tu próximo evento corporativo que hacernos? ¡Nos encantaría escucharlos!

 

Llámanos al 615 236 138 o mediante el formulario de contacto.

 

 

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